Rechnungen im Kundenbereich finden, verstehen und als PDF herunterladen
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Für jeden Punktekauf bei freeguestbook4you.de bekommen Sie eine Rechnung. Betreiben Sie ein Geschäft, einen Verein oder eine Praxis, gehört sie in Ihre Buchhaltung. Aber auch privat ist sie nützlich, weil sie belegt, was Sie wann bezahlt haben. Diese Anleitung zeigt, wo die Rechnungen liegen, was die Spalten der Liste bedeuten, wie Sie das PDF herunterladen und was zu tun ist, wenn eine Rechnung fehlt oder nicht stimmt.
Woher die Rechnungen kommen
Sie müssen keine Rechnung anfordern. Sobald Ihre Zahlung eingegangen ist, läuft alles automatisch:
- Die Punkte werden Ihrem Konto gutgeschrieben.
- Das Abrechnungssystem erstellt die Rechnung und vergibt eine Rechnungsnummer.
- Die Rechnung kommt als PDF-Anhang per E-Mail.
- Eine Kopie liegt im Kundenbereich unter „Rechnungen“, dauerhaft zum Herunterladen.
Bei Kreditkarte und PayPal passiert das wenige Minuten nach der Zahlung. Bei einer Überweisung beginnt der Ablauf erst, wenn das Geld eingegangen ist. Wie der Kauf selbst funktioniert, zeigt die Anleitung Punkte kaufen.
Die Seite Rechnungen öffnen
Klappen Sie im Kundenbereich die Navigation „Punkte & Features“ auf. Der Punkt „Rechnungen“ steht direkt unter „Punkte kaufen“. Unter der Überschrift steht der Hinweis, dass das Abrechnungssystem die Rechnungen erstellt und Sie jede zusätzlich per E-Mail bekommen. Die Seite ist also Ihre Sammelstelle.
Haben Sie noch nie Punkte gekauft, steht dort nur „Es liegen noch keine Rechnungen vor.“ Das ist kein Fehler.
Die Tabelle lesen
Jede Zeile steht für einen Kauf, die neueste Rechnung oben. Die Tabelle hat sechs Spalten:
| Spalte | Bedeutung |
|---|---|
| Rechnungsnummer | Zwei Teile mit Bindestrich: Ihre Kundennummer im Abrechnungssystem und die laufende Nummer der Rechnung, etwa 4711001-2 |
| Datum | Tag, an dem die Rechnung erstellt wurde, also kurz nach dem Zahlungseingang, nicht der Tag der Bestellung |
| Betrag | Bruttobetrag inklusive Mehrwertsteuer, genau das, was Sie bezahlt haben |
| Zahlungsart | Kreditkarte (Stripe), PayPal oder Überweisung |
| Punkte | Anzahl der gekauften Punkte, dieselbe Zahl wie die Gutschrift im Punktekonto |
| Link „PDF herunterladen“ oder ein Hinweis auf den Bearbeitungsstand |
Die Rechnungsnummer ist das eindeutige Kennzeichen Ihrer Rechnung. Nennen Sie sie bei jeder Rückfrage. Verwechseln Sie sie nicht mit der Kaufnummer: Die Kaufnummer mit Raute entsteht bei Ihrer Bestellung, die Rechnungsnummer vergibt das Abrechnungssystem erst nach der Zahlung.
Zu jedem Kauf gibt es genau eine Rechnung, auch wenn eine Zahlungsbestätigung einmal doppelt eintrifft. Doppelte Rechnungen müssen Sie nicht befürchten.
Drei mögliche Zustände in der letzten Spalte
- „PDF herunterladen“: Alles ist fertig. Die Rechnung ist erstellt, die Datei liegt bereit, die E-Mail ist in der Regel schon da.
- „PDF folgt“: Die Rechnung gibt es schon, nur die Datei ist noch nicht abgeholt. Das ist meist nach wenigen Minuten erledigt. Schauen Sie später noch einmal nach.
- „Rechnung wird erstellt – Sie erhalten sie in Kürze per E-Mail.“: Statt einer Rechnungsnummer steht links „Kauf“ mit der Bestellnummer. Die Zahlung ist eingegangen, die Punkte sind gutgeschrieben, die Rechnung ist noch in Arbeit. Sie müssen nichts tun.
Eine Überweisung, die noch nicht eingegangen ist, erscheint hier nicht. Solange die Zahlung aussteht, gibt es auch keine Rechnung.
Rechnungen und Punktekonto
Das Punktekonto zeigt Punkte, die hinzukommen und ausgegeben werden. Die Rechnungsliste zeigt nur die Käufe, und zwar in Euro, so wie Ihre Buchhaltung sie braucht. Für Abbuchungen wie den Foto-Upload oder die Premium-Mitgliedschaft entsteht keine eigene Rechnung, denn abgerechnet wurde schon beim Kauf der Punkte.
Das PDF herunterladen
Ein Klick auf „PDF herunterladen“ genügt. Der Browser speichert die Datei, meist im Ordner Downloads. Sie heißt „Rechnung-“ und dann die Rechnungsnummer, zum Beispiel Rechnung-4711001-2.pdf. So finden Sie sie leicht wieder, auch wenn mehrere Rechnungen im selben Ordner liegen.
- Öffnen können Sie die Datei mit jedem PDF-Programm oder direkt im Browser, von dort lässt sie sich auch drucken.
- Auf dem Smartphone landet sie in der Dateien-App oder im Download-Ordner und lässt sich von dort weiterleiten.
- Sie können jede Rechnung beliebig oft herunterladen. Die Datei ist jedes Mal dieselbe.
- Herunterladen kann nur, wer im Kundenbereich angemeldet ist, und jeder sieht ausschließlich die eigenen Rechnungen.
So ist die Rechnung aufgebaut
Oben links steht Ihre Rechnungsanschrift, so wie Sie sie beim Kauf angegeben haben, gegebenenfalls mit Firmennamen. Rechts daneben stehen Rechnungsnummer und Datum, dieselben wie in der Tabelle. In der Mitte steht die Position, etwa „Punkte-Paket (20.000 Punkte)“ mit der Kaufnummer. Unten folgen Nettobetrag, Mehrwertsteuer und Bruttobetrag, bei 20.000 Punkten also 20,00 Euro netto, 3,80 Euro Mehrwertsteuer und 23,80 Euro gesamt.
Eine Rechnung entsteht erst nach Ihrer Zahlung. Sie müssen also nichts mehr überweisen, auch wenn auf dem Beleg eine Bankverbindung steht.
Hinweise für Geschäftskunden und Vereine
Kaufen Sie für ein Geschäft, sollte der Firmenname auf der Rechnung stehen. Das erreichen Sie nur über das Feld „Firma“ in der Rechnungsadresse, und zwar vor dem Kauf. Ein Verein trägt dort seinen eingetragenen Namen ein. Die Mehrwertsteuer ist auf jeder Rechnung gesondert ausgewiesen. Ob und wie Sie sie als Vorsteuer geltend machen können, hängt von Ihrer steuerlichen Situation ab; das klärt Ihr Steuerbüro.
Beispiel Café Sonnenschein: Inhaberin Lena Sommer hat beim ersten Kauf „Café Sonnenschein“ als Firma und die Adresse ihres Steuerbüros als Rechnungs-E-Mail eingetragen. Seitdem landen alle Rechnungen ohne ihr Zutun dort, und sie selbst lädt sich einmal im Quartal die PDFs für die eigene Ablage aus dem Kundenbereich.
Die Rechnung per E-Mail
Die E-Mail trägt den Betreff „Ihre Rechnung“ mit der Rechnungsnummer, das PDF hängt an. Sie geht an Ihre Kontoadresse. Haben Sie beim ersten Kauf im Feld „E-Mail (optional, für Rechnung)“ eine eigene Adresse angegeben, geht sie stattdessen dorthin.
Fehlt die E-Mail, schauen Sie zuerst im Spam-Ordner nach. Markieren Sie die Nachricht dort als erwünscht oder nehmen Sie den Absender in Ihr Adressbuch auf, dann kommen künftige Rechnungen im Posteingang an. Unabhängig davon liegt jede fertige Rechnung im Kundenbereich.
Wenn etwas nicht stimmt
Falsche Anschrift auf der Rechnung
Eine erstellte Rechnung können Sie nicht selbst ändern. Wenden Sie sich mit der Rechnungsnummer an den Kundenservice. Für künftige Käufe ändern Sie die Anschrift selbst: unter „Mein Konto“ → „Persönliche Daten“ führt ein Link zu den Adressdaten. Die Änderung gilt ab dem nächsten Kauf, alte Rechnungen bleiben unverändert. Einzelheiten zeigt die Anleitung Persönliche Daten und Rechnungsadresse.
Andere E-Mail-Adresse für Rechnungen
Die eigene Rechnungs-E-Mail geben Sie beim ersten Kauf an. Auf der Seite Adressdaten gibt es dafür kein Feld. Soll sie sich ändern, schreiben Sie dem Kundenservice.
Die Rechnung lässt auf sich warten
Steht ein Kauf mehrere Tage auf „Rechnung wird erstellt“, melden Sie sich mit der Kaufnummer aus der Tabelle beim Kundenservice. Haben Sie versehentlich einen anderen Betrag überwiesen als bestellt, klärt der Kundenservice die Differenz; auf der Rechnung steht immer der Preis des bestellten Pakets.
Drei Tipps für Ihre Buchhaltung
1. Rechnungen gleich herunterladen
Laden Sie jede Rechnung herunter, sobald sie da ist, und legen Sie sie zu Ihren übrigen Belegen. Verlassen Sie sich nicht allein auf Postfach oder Kundenbereich. Unternehmen müssen Rechnungen mehrere Jahre aufbewahren; welche Frist für Sie gilt, sagt Ihnen Ihr Steuerbüro. Wollen Sie Ihr Gästebuch einmal löschen, sichern Sie vorher alle Rechnungen: Mit dem Konto verschwindet auch der Zugang zu dieser Seite. Wie das Löschen abläuft, steht in der Anleitung Gästebuch löschen.
2. Geordnet ablegen und monatlich abgleichen
Benennen Sie den Ordner nach Anbieter und Jahr, etwa „FreeGuestbook4You 2026“, und lassen Sie die Dateinamen unverändert, dann passen sie immer zur Tabelle. Gleichen Sie einmal im Monat ab: Jede Rechnung sollte zu einer Zahlung auf Ihrem Kontoauszug und zu einer grünen Zeile im Punktekonto passen. Die Kaufnummer verbindet alle drei.
3. Eine eigene Adresse für Rechnungen nutzen
Geben Sie beim ersten Kauf die Adresse Ihrer Buchhaltung oder Ihres Steuerbüros als Rechnungs-E-Mail an. Läuft schon alles über Ihre Kontoadresse, richten Sie in Ihrem Postfach eine Regel ein, die E-Mails mit dem Betreff „Ihre Rechnung“ automatisch weiterleitet.
Häufige Fragen
Wo finde ich meine Rechnungen bei freeguestbook4you.de?
Im Kundenbereich unter „Punkte & Features“ → „Rechnungen“. Dort können Sie jede Rechnung als PDF herunterladen. Zusätzlich kommt jede Rechnung per E-Mail.
Was bedeutet „PDF folgt“?
Die Rechnung ist bereits erstellt, die Datei wurde nur noch nicht abgeholt. Das dauert meist wenige Minuten.
Ich habe per Überweisung bestellt, sehe aber keine Rechnung. Warum?
Die Rechnung entsteht erst, wenn die Zahlung eingegangen ist. Unbezahlte Bestellungen erscheinen nicht in der Liste. Nach dem Zahlungseingang taucht der Kauf zunächst mit „Rechnung wird erstellt“ auf.
Bekomme ich auch für den Foto-Upload oder die Premium-Mitgliedschaft eine Rechnung?
Nein. Abgerechnet wird beim Kauf der Punkte. Wofür Sie die Punkte eingesetzt haben, belegt das Punktekonto.
Auf meiner Rechnung steht eine falsche Adresse. Was kann ich tun?
Wenden Sie sich mit der Rechnungsnummer an den Kundenservice. Für künftige Käufe ändern Sie die Anschrift selbst unter „Mein Konto“ → „Persönliche Daten“ → Adressdaten.
Kann ich eine Rechnung mehrmals herunterladen?
Ja, so oft Sie möchten. Die Datei ist jedes Mal dieselbe.
Was passiert mit meinen Rechnungen, wenn ich mein Gästebuch lösche?
Die Rechnungen bleiben wegen der Aufbewahrungspflicht beim Anbieter gespeichert, aber Sie haben danach keinen Zugang mehr zum Kundenbereich. Laden Sie deshalb vorher alle Rechnungen herunter.
Transkript
Transkript des Videos anzeigen
Einführung (00:00)
Für jeden Punktekauf bekommen Sie eine Rechnung. Betreiben Sie ein Geschäft, einen Verein oder eine Praxis, gehört sie in Ihre Buchhaltung, denn sie belegt die Ausgabe.
Die Rechnungen entstehen automatisch. Sobald Ihre Zahlung eingegangen ist, erstellt unser Abrechnungssystem die Rechnung, schickt sie per E-Mail und legt sie in Ihrem Kundenbereich ab.
Auch wenn Sie Ihr Gästebuch privat betreiben, lohnt sich ein Blick auf die Rechnungen. Sie sind Ihr Kaufbeleg, falls Sie später einmal nachweisen möchten, was Sie wann bezahlt haben.
Sie lernen, wo Sie Ihre Rechnungen finden, was jede Spalte bedeutet, wie Sie das PDF herunterladen und was zu tun ist, wenn eine Rechnung fehlt oder nicht stimmt.
Die Seite Rechnungen (00:46)
Die Rechnungen liegen unter Punkte und Features. Wir klappen den Bereich in der Navigation auf. Der Punkt Rechnungen steht direkt unter Punkte kaufen.
Ein Klick auf Rechnungen öffnet die Übersicht. Sie zeigt alle Rechnungen zu Ihren Käufen, die neueste Rechnung steht oben. Käufe, deren Rechnung noch entsteht, folgen darunter.
Unter der Überschrift steht ein kurzer Satz: Die Rechnungen erstellt das Abrechnungssystem, und Sie bekommen jede zusätzlich per E-Mail. Die Seite hier ist also Ihre Sammelstelle.
Haben Sie noch nie Punkte gekauft, steht hier nur der Satz: Es liegen noch keine Rechnungen vor. Bei Café Sonnenschein ist die Liste dagegen schon gefüllt.
Die Tabelle lesen (01:27)
Jede Zeile der Tabelle steht für einen Kauf. Die sechs Spalten gehen wir jetzt der Reihe nach durch.
Die erste Spalte ist die Rechnungsnummer. Sie besteht aus zwei Teilen, getrennt durch einen Bindestrich: Ihre Kundennummer im Abrechnungssystem und die laufende Nummer der Rechnung.
Die Rechnungsnummer ist das eindeutige Kennzeichen Ihrer Rechnung. Nennen Sie sie bei jeder Rückfrage. Dann ist sofort klar, um welchen Kauf es geht.
Verwechseln Sie die Rechnungsnummer nicht mit der Kaufnummer. Die Kaufnummer entsteht bei Ihrer Bestellung, die Rechnungsnummer vergibt erst das Abrechnungssystem nach der Zahlung.
Zu jedem Kauf gibt es genau eine Rechnung, auch wenn eine Zahlungsbestätigung einmal doppelt eintrifft. Doppelte Rechnungen müssen Sie also nicht befürchten.
Die zweite Spalte zeigt das Rechnungsdatum. Es ist der Tag, an dem die Rechnung erstellt wurde, also kurz nach dem Zahlungseingang, nicht der Tag Ihrer Bestellung.
Der Betrag ist der Bruttobetrag, also inklusive Mehrwertsteuer. Er entspricht genau dem, was Sie bezahlt haben. Netto und Steuer finden Sie auf der Rechnung selbst.
Die Zahlungsart zeigt, wie Sie bezahlt haben: Kreditkarte über Stripe, PayPal oder Überweisung. Das hilft beim Abgleich mit Ihren Kontoauszügen.
Die Spalte Punkte nennt, wie viele Punkte Sie mit diesem Kauf erhalten haben. Dieselbe Zahl steht als Gutschrift in Ihrem Punktekonto.
In der letzten Spalte liegt das Wichtigste: der Link PDF herunterladen. Damit holen Sie sich die Rechnung als Datei auf Ihren Rechner.
Der Unterschied zum Punktekonto: Dort sehen Sie Punkte, die hinzukommen und ausgegeben werden. Hier sehen Sie nur die Käufe, und zwar in Euro, so wie Ihre Buchhaltung sie braucht.
Nicht jede Zeile sieht gleich aus. Je nachdem, wie weit die Rechnung ist, steht in der letzten Spalte etwas anderes. Es gibt drei Fälle.
Steht dort PDF herunterladen, ist alles fertig. Die Rechnung ist erstellt, die Datei liegt bereit, und die E-Mail ist in der Regel schon bei Ihnen.
Steht dort PDF folgt, gibt es die Rechnung schon, nur die Datei ist noch nicht abgeholt. Das ist meist nach wenigen Minuten erledigt. Schauen Sie einfach etwas später noch einmal nach.
Im dritten Fall fehlt noch die Rechnungsnummer. Statt der Nummer steht dort Kauf mit der Bestellnummer, und rechts der Hinweis: Rechnung wird erstellt.
Die Zahlung für diesen Kauf ist eingegangen, die Punkte sind gutgeschrieben. Die Rechnung ist nur noch in Arbeit und kommt in Kürze per E-Mail. Sie müssen nichts tun.
Eine Überweisung, die noch nicht bei uns eingegangen ist, erscheint hier noch nicht. Solange die Zahlung aussteht, gibt es auch keine Rechnung.
Das PDF herunterladen (04:11)
Laden wir eine Rechnung herunter. Ein Klick auf PDF herunterladen genügt. Der Browser speichert die Datei, meist im Ordner Downloads.
Die Datei heißt Rechnung, gefolgt von der Rechnungsnummer. So finden Sie sie später leicht wieder, auch wenn mehrere Rechnungen im selben Ordner liegen.
Die Datei öffnen Sie mit jedem PDF-Programm, auch direkt im Browser. Von dort können Sie sie ausdrucken, falls Ihre Buchhaltung noch auf Papier läuft.
Auch auf dem Smartphone funktioniert der Download. Die Datei landet dann in der Dateien-App oder im Download-Ordner Ihres Telefons und lässt sich von dort weiterleiten.
Die Rechnungen sind geschützt. Herunterladen kann sie nur, wer im Kundenbereich angemeldet ist, und jeder sieht ausschließlich die eigenen Rechnungen.
Sie können jede Rechnung beliebig oft herunterladen. Die Datei ist jedes Mal dieselbe. Haben Sie sie verlegt, holen Sie sich hier einfach eine neue Kopie.
Die Liste ist nach Datum sortiert, die neueste Rechnung steht oben. Ältere Rechnungen finden Sie weiter unten, auch nach Jahren noch, solange Ihr Konto besteht.
Öffnen wir die Datei. Eine Rechnung hat immer denselben Aufbau. Wir gehen die wichtigen Bereiche von oben nach unten durch.
Oben links steht Ihre Rechnungsanschrift, so wie Sie sie beim Kauf angegeben haben. Rechts daneben stehen Rechnungsnummer und Datum, dieselben wie in der Tabelle im Kundenbereich.
In der Mitte steht die Position: das Punkte-Paket mit der Anzahl der Punkte und der Kaufnummer. Daran erkennen Sie, zu welcher Bestellung die Rechnung gehört.
Unten folgen die Summen: der Nettobetrag, die Mehrwertsteuer mit neunzehn Prozent und der Bruttobetrag. Diese Aufteilung braucht Ihre Buchhaltung.
Eine Rechnung entsteht erst nach Ihrer Zahlung. Sie müssen also nichts mehr überweisen, auch wenn auf dem Beleg eine Bankverbindung steht.
Die Rechnung per E-Mail (06:05)
Parallel zum Kundenbereich kommt die Rechnung per E-Mail. Der Betreff lautet Ihre Rechnung, gefolgt von der Rechnungsnummer. Das PDF hängt an.
Die E-Mail geht an Ihre Kontoadresse. Haben Sie beim ersten Kauf eine eigene E-Mail-Adresse für Rechnungen angegeben, geht sie stattdessen dorthin.
Fehlt die E-Mail, schauen Sie zuerst im Spam-Ordner nach. Unabhängig davon liegt jede fertige Rechnung hier im Kundenbereich und lässt sich jederzeit herunterladen.
Landet die Rechnung im Spam-Ordner, markieren Sie die E-Mail als erwünscht oder nehmen den Absender in Ihr Adressbuch auf. Dann kommen künftige Rechnungen zuverlässig im Posteingang an.
Die E-Mail können Sie samt Anhang direkt weiterleiten. Viele Steuerbüros haben dafür eine eigene Adresse, an die Sie Belege einfach durchreichen.
Wenn etwas nicht stimmt (06:54)
Steht auf einer Rechnung eine falsche Anschrift, wenden Sie sich mit der Rechnungsnummer an den Kundenservice. Eine bereits erstellte Rechnung lässt sich nicht selbst ändern.
Für künftige Käufe ändern Sie Ihre Rechnungsadresse selbst. Sie finden sie unter Mein Konto, Persönliche Daten. Wir öffnen den Bereich.
Auf dieser Seite führt ein Link zu den Adressdaten. Dort ändern Sie Firma, Name und Anschrift. Die Änderung gilt ab dem nächsten Kauf, alte Rechnungen bleiben, wie sie sind.
Die eigene E-Mail-Adresse für Rechnungen geben Sie beim ersten Kauf an. Auf der Seite Adressdaten gibt es dafür kein Feld. Soll sie sich ändern, schreiben Sie dem Kundenservice.
Auf der Rechnung steht immer der Preis des Pakets, das Sie bestellt haben. Haben Sie versehentlich einen anderen Betrag überwiesen, klärt der Kundenservice die Differenz mit Ihnen.
Steht ein Kauf mehrere Tage lang auf Rechnung wird erstellt, melden Sie sich bitte beim Kundenservice. Nennen Sie die Kaufnummer aus der Tabelle, dann lässt sich der Vorgang schnell finden.
Drei Profi-Tipps (07:57)
Drei Tipps aus der Praxis: Laden Sie Rechnungen gleich herunter, legen Sie sie geordnet ab, und richten Sie eine eigene Adresse für Rechnungen ein.
Laden Sie jede Rechnung herunter, sobald sie da ist, und legen Sie sie zu Ihren übrigen Belegen. Verlassen Sie sich nicht allein auf das E-Mail-Postfach oder den Kundenbereich.
Rechnungen müssen Unternehmen mehrere Jahre aufbewahren. Wie lange genau, hängt von Ihrer Situation ab. Ihr Steuerbüro nennt Ihnen die Frist, die für Sie gilt.
Möchten Sie Ihr Gästebuch irgendwann löschen, laden Sie vorher alle Rechnungen herunter. Mit dem Konto verschwindet auch der Zugang zu dieser Seite. Wie das Löschen abläuft, zeigt ein eigenes Video.
Benennen Sie den Ordner nach Jahr und Anbieter, zum Beispiel Free Guestbook for you und das Jahr. Der Dateiname mit Rechnungsnummer bleibt dabei unverändert, so passt er immer zur Tabelle.
Gleichen Sie einmal im Monat ab: Jede Rechnung hier sollte zu einer Zahlung auf Ihrem Kontoauszug und zu einer grünen Zeile im Punktekonto passen.
Geben Sie beim ersten Kauf im Feld für die Rechnungs-E-Mail die Adresse Ihrer Buchhaltung oder Ihres Steuerbüros an. Dann landen die Rechnungen gleich dort, wo sie gebraucht werden.
Läuft schon alles über Ihre Kontoadresse, richten Sie in Ihrem Postfach eine Regel ein, die E-Mails mit dem Betreff Ihre Rechnung automatisch an die Buchhaltung weiterleitet.
Abschluss (09:22)
Sie wissen jetzt, wo Ihre Rechnungen liegen, wie Sie sie lesen und als PDF sichern. Im nächsten Teil zeigen wir, wie Sie neue Mitglieder werben und dafür Punkte erhalten.
